Zgodnie z obowiązującym prawem każdy przedsiębiorca powinien ewidencjonować operacje gospodarcze swojego przedsiębiorstwa. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej można zdecydować się na dowolny z dostępnych modeli ewidencjonowania lub korzystać z konkretnego, nakazanego odgórnie sposobu. Prowadzenie ksiąg rachunkowych to forma rejestracji zarezerwowana dla firm będących na pełnej księgowości. Nasza Kancelaria Rachunkowa może udzielić Twojej firmie profesjonalnego wsparcia w tym zakresie.
Księgi rachunkowe szczegółowo opisują przepływ środków pieniężnych przez firmę, dlatego stanowią najważniejsze źródło wiedzy o jej sytuacji finansowej. W ewidencji zawierane są zarówno informacje o przychodach, jak i wydatkach z działalności. Można ją również wykorzystać do wytyczenia pozostałych kosztów jak wynagrodzenia pracowników, zobowiązania kredytowe czy czynsze lokalowe.
Co istotne, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nie określa ich formy. W związku z tym mogą być prowadzone zarówno w tradycyjnej wersji papierowej, jak i w formie programu komputerowego.
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych ustalany jest na podstawie ustawy o rachunkowości – art. 2 ust. 1. Zgodnie z zapisami do prowadzenia tej ewidencji zobowiązane są:
Wyjątek stanowi jedynie Skarb Państwa oraz Narodowy Bank Polski.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych można powierzyć księgowym zatrudnionym w firmie lub skorzystać z pomocy zewnętrznego podmiotu. Dzięki temu nie trzeba samodzielnie zatrudniać księgowego, a jako alternatywę wybrać tańsze usługi kancelarii rachunkowej. Jeśli Twoja firma zdecyduje się na to rozwiązanie, należy zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości:
Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez zewnętrzną kancelarię rachunkową to rozwiązanie, które ma wiele zalet. Najważniejsza z nich jest oszczędność oraz dostęp do merytorycznej i wciąż aktualizowanej wiedzy specjalistów. Nasze wieloletnie doświadczenie oraz wzorowa współpraca z Klientem sprawiają, że jesteśmy często polecaną kancelarią rachunkową z Poznania.
Informacje o tym, kiedy należy otwierać i zamykać księgi rachunkowe można znaleźć w ar. 12 ust. 1 i ust. 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tymi zapisami, prowadzenie ksiąg rachunkowych rozpoczyna się:
Natomiast księgi rachunkowe zamyka się:
Prowadzenie ksiąg rachunkowych to skomplikowany proces, w którym możemy Ci pomóc. Zgłoś się po wsparcie naszej Kancelarii Rachunkowej z Poznania! Dla wygody naszych Klientów oferujemy możliwość pełnej współpracy zdalnej.
Księgi rachunkowe to jeden z modeli rejestracji zdarzeń gospodarczych. Stosowany jest przez firmy prowadzące tzw. pełną księgowość. W skład ksiąg wchodzi:
Art. 76a ustawy o rachunkowości precyzuje pojęcie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest to działalność gospodarcza, w ramach której świadczone są następujące czynności:
Kto ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych? Ustawa o rachunkowości jasno mówi, że takie podmioty jak spółki cywilne, jawne, partnerskie, handlowe czy też osoby fizyczne zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości, jeżeli ich przychody z poprzedniego roku podatkowego przekroczyły 2 miliony euro (licząc w walucie polskiej, w przeliczeniu według kursu NBP). Obowiązek istnieje również wtedy, gdy firma osiągnęła mniejsze dochody, ale wspólnikiem firmy jest osoba prawna. A kto może prowadzić księgi rachunkowe z własnej woli? Omawianą formę rachunkowości dobrowolnie może wybrać praktycznie każda firma, a wiele robi to chętnie, gdyż w ich opinii pełna księgowość pomaga w uzyskaniu jasnego obrazu kondycji finansowej firmy, co z kolei jest istotnym wsparciem w podejmowaniu decyzji biznesowych.
Jeżeli prowadzenie ksiąg powierzyliśmy kancelarii rachunkowej, mamy 15 dni od momentu ich wydania, aby poinformować o tym fakcie urząd skarbowy. Zawiadomienie o prowadzeniu ksiąg rachunkowych trzeba złożyć również wtedy, gdy księgi nie są prowadzone przez biuro rachunkowe, ale w poprzednim roku przedsiębiorstwo prowadziło podatkową księgę przychodów i rozchodów, a od nowego roku dobrowolnie przeszło na formę rachunkowości, jaką jest pełna księgowość. Powiadomienie powinno mieć formę pisemną. Zawiadomienie urzędu skarbowego o prowadzeniu ksiąg rachunkowych nie jest natomiast konieczne w sytuacji, gdy wynikło z przekroczenia limitu przychodów w danym roku podatkowym (2 mln euro).
Głównym aktem prawnym, który reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, jest wspomniana wcześniej ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Oprócz niej istotnymi dokumentami są również Międzynarodowe Standardy Rachunkowości. Niektóre jednostki, np. banki albo osoby emitujące papiery wartościowe, obowiązkowo muszą stosować się do przepisów MSR. Istnieją również Krajowe Standardy Rachunkowości określające zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, do których należy stosować się, gdy zapisy ustawy o rachunkowości są niewystarczające dla rozwiązania danego problemu. Praca z tak wieloma dokumentami z pewnością nie ułatwia zadania, a często ich zapisy już na pierwszy rzut oka wydają się skomplikowane. Do tego dochodzi konieczność zachowywania odpowiedniej hierarchii dokumentów – w pierwszej kolejności bierzemy pod uwagę zapisy ustawy, w drugiej – zapisy KSR, a w ostateczności – zapisy MSR. Aby nie pogubić się w przepisach i zaoszczędzić mnóstwo czasu, warto zdecydować się na powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych kancelarii świadczącej usługi w tym zakresie.
Jakich zasad ogólnych należy się trzymać? Przede wszystkim księgi rachunkowe powinny być prowadzone systematycznie, a zapisy dokonywane w porządku chronologicznym, tak aby odzwierciedlały faktyczny przebieg zdarzeń. Każde odnotowane zdarzenie powinno zostać poparte dowodem księgowym, którym może być na przykład faktura, rachunek, dokument celny, dowód opłaty bankowej lub pocztowej czy też dowód przesunięć. Na księgach powinno znajdować się wyraźne oznaczenie, tj. nazwa księgi, informacja dotycząca daty sporządzenia, roku obrotowego i okresu sprawozdawczego. Istnieje też obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych w języku polskim i księgowania kwot w polskiej walucie.
Kto prowadzi księgi rachunkowe? Co do zasady, jednostka robi to samodzielnie. Art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości dopuszcza jednak możliwość zlecenia tego zadania innym podmiotom. Jednostki sektora finansów publicznych mogą skorzystać w tym względzie z pomocy innych jednostek tego typu, na zasadach opisanych w odrębnych przepisach. Pozostałe jednostki mogą powierzyć prowadzenie ksiąg osobom świadczącym usługi w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo przedsiębiorcom z innego państwa członkowskiego, którzy prowadzą działalność w tym zakresie.
Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych musi spełniać kilka warunków:
posiadać pełną zdolność do czynności prawnych,
mieć zawartą umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej,
nie być karaną za przestępstwo skarbowe, przestępstwa ujęte w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości oraz za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi, papierami wartościowymi, a także obrotowi gospodarczemu i mieniu.
Kilka lat temu zniesiony został obowiązek posiadania specjalnych uprawnień do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Celem tej zmiany jest ułatwienie dostępu do wykonywania wybranych zawodów regulowanych.
W przepisach ustawy czytamy, że księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności. Należy rozumieć to jako dzień, którym nastąpił obowiązek stosowania zasad zapisanych w ustawie o rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy nowopowstałych jednostek, ale także i tych, których przychody netto ze sprzedaży produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczyły kwotę 1 200 000 euro (w walucie polskiej). Jako rozpoczęcie działalności uznaje się również sytuację, w której przedsiębiorca mimo braku obowiązku, z własnej woli decyduje się na stosowanie ustawy o rachunkowości. Warto też wiedzieć, że zamknięcie ksiąg rachunkowych oznacza, że w zbiorach, które składają się na zamknięte księgi, nigdy już nie będzie można dokonywać zapisów księgowych.
Jak zostało wcześniej wspomniane, istnieją podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale pozostałe mogą prowadzić je z własnej woli. Co do tego skłania? Dzięki pełnej księgowości mamy możliwość precyzyjnego śledzenia przepływu środków pieniężnych w firmie, ale także innych aktywów, np. akcji, obligacji lub papierów wartościowych. Wszystko to ułatwia kontrolę nad wydatkami i przychodami w firmie, a w dalszej kolejności – ułatwia planowanie budżetu, jaki przeznaczymy na reklamę, akcje promocyjne i inne działania, często strategiczne z punktu widzenia dalszego rozwoju firmy.
Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych spoczywa na kierowniku danej jednostki. W sytuacji, gdy w skład kierownictwa wchodzi kilka osób, a żadna z nich nie została wyznaczona jako odpowiedzialna w tym zakresie, wszyscy ponoszą taką samą odpowiedzialność. Nie ma przy tym znaczenia, czy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało zlecone biuru rachunkowemu, wewnętrznemu księgowemu czy też kierownik jednostki zajmuje się tym samodzielnie. Nierzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych traktowane jest jako przestępstwo skarbowe, nawet wtedy, gdy dokonywane jest nieumyślnie. Przepisy prawne szczegółowo określają, jaką księgę uważa się za rzetelną i niewadliwą. Pamiętajmy, że nieprawidłowości w zakresie prowadzenia ksiąg zagrożone są karą grzywny do 240 stawek dziennych.
Dokumentem, który otwiera współpracę pomiędzy biurem rachunkowym, a klientem chcącym zlecić prowadzenie swoich ksiąg, jest umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych. W dokumencie tym szczegółowo określone zostają obowiązki obydwu stron, a także kwota wynagrodzenia. Załącznikiem do umowy może, ale nie musi być odpis dokumentu, który stanowi potwierdzenie posiadania kompetencji do prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. certyfikat księgowego albo zaświadczenie o wpisie na listę doradców podatkowych).
Od lat świadczymy usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych dla różnych klientów. Nasze doświadczenie i doskonałe zorientowanie w najaktualniejszych przepisach prawnych oraz podatkowych to gwarancja dobrze wykonanej pracy. Chętnie pomożemy także w dopełnieniu obowiązku zawiadomienia urzędu skarbowego o prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Zapraszamy do współpracy klientów z całej Polski – dzięki możliwości współpracy zdalnej odległość nie ma znaczenia, a wszelkie dokumenty mogą być przekazywane drogą elektroniczną. Sprawdź naszą ofertę na przykładowe miasta:
Kancelaria rachunkowa Pietkun może również wziąć na siebie obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych i udostępniania ich w razie kontroli organów skarbowych. Gwarantujemy, że u nas Twoje dokumenty będą bezpieczne, czyli chronione przed nieupoważnionym dostępem, rozpowszechnianiem, modyfikowaniem, a także przed zniszczeniem – niezależnie od tego, czy będą przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe muszą być archiwizowane przez okres co najmniej 5 lat. Masz pytania lub chcesz poznać nasz cennik prowadzenia ksiąg rachunkowych? Skontaktuj się z nami.
BIURO W POZNANIU
ul. Władysława Węgorka 20 lok. 05 60-318 Poznań
GODZINY PRACY
poniedziałek - piątek: 8:00 - 16:00
Dane kontaktowe
nr tel.: +48 786 871 019
mail. sekretariat@pietkunkancelaria.pl
poniedziałek – piątek: 8:00 – 16:00
Dziękujemy za odwiedzenie naszej strony, jeśli jesteście Państwo zainteresowani naszymi usługami księgowymi, kadrowo-płacowymi lub prawnymi i współpracą z nami, zachęcamy do wysłania nam zapytania przez poniższy formularz.
