Księgowość | księgi przychodów i rozchodów

Co to jest KPiR?

KPiR to skrótowe określenie księgi przychodów i rozchodów. Jest to rodzaj ewidencji księgowej, w której w uproszczonej formie ujmowane są operacje gospodarcze dokonywane w ramach prowadzonej działalności. W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR w § 10 ust. 1 narzucony jest obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Rzetelność należy rozumieć w tym przypadku jako dokonywanie zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, natomiast niewadliwość dotyczy prowadzenia jej zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Brak chronologii zapisów czy też brak dat to tylko przykłady uchybień, które mogą być przesłanką do uznania księgi za wadliwą.

KPiR – najważniejsze informacje

Powierzchowna wiedza o tym, co to jest KPiR i jak wygląda wzór księgi, nie wystarczy do tego, by prowadzić ją w sposób poprawny. Istnieje bowiem wiele zasad, których należy się trzymać. Przykładowo koszty kwalifikowane jako pozostałe wydatki mogą być księgowane dwiema metodami: kasową lub memoriałową. Wybierając jedną z nich, musimy konsekwentnie jej przestrzegać.

Warto dodać, że oprócz wcześniej wymienionych podmiotów, obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy również:

• osób duchownych, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego,
• osób wykonujących działalność w oparciu o umowy agencyjne i umowy zlecenia zawarte na bazie odrębnych przepisów,
• osób prowadzących działy specjalne produkcji rolnej, o ile osoby te zgłosiły chęć prowadzenia KPiR.

Księga przychodów i rozchodów – kto musi prowadzić?

W określonych sytuacjach podatnik może ubiegać się o zwolnienie z konieczności prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Okoliczności, na które można się wówczas powołać, związane są z rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej albo ze stanem zdrowia i wiekiem osoby prowadzącej działalność. Z wnioskiem o zwolnienie należy wystąpić do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania zachowując termin minimum 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby zacząć obowiązywać. Z kolei jeżeli firma zaczęła już działać, wniosek o zwolnienie trzeba złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności. Taki sam czas obowiązuje od chwili powstania obowiązku prowadzenia KPiR, jeśli obowiązek ten powstał w trakcie roku podatkowego.

Jeszcze do niedawna osoba decydująca się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów miała obowiązek zawiadomienia o tym fakcie urzędu skarbowego. Od 2018 roku nie ma takiej konieczności, a informację o wybranej formie ewidencji należy ująć jedynie we wniosku CEIDG w rubryce 20.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Przepisy dokładnie określają zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Powinna ona mieć formę tabeli z 17 kolumnami. Ściśle określone zostało również to, jakie informacje mają znajdować się w każdej kolumnie, np.:

• kolumna 1 – liczba porządkowa.
• kolumna 2 – dzień miesiąca, w którym uzyskano przychód lub poniesiono wydatek,
• kolumna 3 – numer dokumentu, np. faktury,
• kolumna 4 – nazwa kontrahenta,
• kolumna 5 – adres kontrahenta,
• kolumna 6 – rodzaj wydatku bądź przychodu.

Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Ważne jest, aby miała ona formę comiesięcznych rozliczeń. Oznacza to, że na koniec miesiąca należy dokonać podsumowania wszystkich wpisów z danego miesiąca, czyli podliczyć kwoty i zapisać je na dole tabeli. Podsumowania te będą ułatwieniem podczas wyliczania zaliczek na podatek dochodowy.

Jak prowadzić ewidencję przychodów i rozchodów?

Choć przepisy dość jasno określają, co powinno zostać zawarte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, w praktyce wszystko może nie być tak jasne i oczywiste. Częsta wątpliwość dotyczy na przykład tego, czy firma powinna wykazywać w ewidencji jednorazowe dotacje otrzymane od podmiotów wspierających przedsiębiorstwa na początkowym etapie działalności. Otóż nie – tego typu przychody nie podlegają ewidencji. Podobnie ewidencja przychodów i rozchodów nie powinna zawierać wpisów związanych z zaliczkami i obrotem opakowaniami zwrotnymi, gdyż są to przychody niepodlegające opodatkowaniu. W księdze nie ujmujemy też kosztów inwestycji, które dopiero są w trakcie realizacji, a których wynikiem będzie powstanie środka trwałego o wartości przekraczającej 10 000 zł. Dopiero po przejęciu go do użytkowania można dokonywać odpisów amortyzacyjnych.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów w praktyce

Prowadzenie księgi rozchodu i przychodu w niektórych sytuacjach może przysporzyć wątpliwości. Przykładem takiej sytuacji jest chociażby korygowanie błędnie dokonanego zapisu. Nie możemy zrobić tego w inny sposób, niż dopuszczają to przepisy rozporządzenia. Pierwszą metodą jest skreślenie błędnej treści i wpisanie nowej, przy czym należy opatrzyć ją podpisem i datą. Drugi ze sposobów polega na wpisaniu do księgi dowodów zawierających korekty omyłkowych zapisów. Zapisy mogą być wówczas dokonywane kolorem czerwonym lub ze znakiem minus.

Pamiętajmy też, że zgodnie z zasadami ogólnymi, księga przychodów i rozchodów wraz ze wszelką dokumentacją stanowiącą jej załączniki powinna być przechowywana przez okres 5 lat na wypadek kontroli organów podatkowych. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności danego podatku. Księga może być archiwizowana w siedzibie przedsiębiorstwa lub w biurze rachunkowym, które zajmuje się jej prowadzeniem.

Księga przychodów i rozchodów a podatek

Prowadząc działalność mamy obowiązek odprowadzania podatku. Księga przychodów i rozchodów jest w tej kwestii ułatwieniem, gdyż na bazie dokonywanych w niej zapisów, można wyliczyć kwotę zobowiązania podatkowego. Pamiętajmy, że w kwestii księga przychodów i rozchodów a VAT ważne jest, aby zapisy w księdze dokonywane były na podstawie konkretnych dowodów księgowych. Mogą być nimi faktury, rachunki, faktury RR, dokumenty celne i dokumenty określające zwiększenie przychodów bądź zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (art. 22p ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych). Za dowód księgowy można jednak uznać także inne dokumenty, które są potwierdzeniem faktu dokonania konkretnej operacji gospodarczej oraz takie dokumenty jak:

• noty księgowe,
• dowody opłat pocztowych i bankowych,
• dzienne zestawienia dowodów,
• dowody przesunięć,
• dowody opłat dokonywanych w ramach książeczki opłat.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – poznaj naszą ofertę

Księga podatkowa musi być dokumentem w pełni poprawnym i prowadzonym rzetelnie, dlatego zadanie to warto powierzyć osobie sumiennej, starannej i – co najważniejsze – dobrze obeznanej w zasadach księgowości. Wszelkie błędy mogą bowiem prowadzić do dalszych pomyłek – w wyliczeniu i odprowadzeniu należnych podatków, a urząd nie będzie weryfikował, czy do błędu doszło w wyniku niewiedzy czy umyślnego działania. Jak prowadzić KPiR, aby uniknąć kar? Najlepiej skorzystać z pomocy profesjonalnej kancelarii rachunkowej. W kancelarii Pietkun możesz liczyć na kompleksowe wsparcie.

Skorzystaj z pomocy naszych doświadczonych księgowych i radców prawnych!

POTRZEBUJESZ INNEJ POMOCY PRAWNEJ? SPRAWDŹ NASTĘPUJĄCE USŁUGI:

• pomoc w wyprowadzeniu zaległości,
• księgowość dla youtuberów (IP BOX).