Prowadzenie dokumentacji kadrowej firmy

Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji kadrowej swojej firmy. Powinny się w niej znaleźć nie tylko zawierane z pracownikami umowy, ale również ich akta osobowe. Aby prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników było zgodne z obowiązującymi przepisami, potrzebne jest zarówno wiedza, jak i regularne aktualizowanie faktów związanych ze zmieniającymi się normami prawnymi. Aby uniknąć błędów przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, możesz przekazać ją naszemu zespołowi specjalistów. Nasi doświadczeni pracownicy zajmą się dokumentacją i formalnościami, a Ty możesz skupić się na rozwijaniu swojej działalności.

Zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej – jakich danych może żądać pracodawca?

Prowadzenie dokumentacji kadrowej uregulowane jest przez Kodeks Pracy. Zgodnie z art. 221 pracodawca ma prawo zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:

  •       imię (imiona) i nazwisko,
  •       imiona rodziców,
  •       data urodzenia,
  •       pesel,
  •       miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  •       wykształcenie,
  •       przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracownik może zostać poproszony także na potrzeby prowadzonej dokumentacji kadrowej o imiona i nazwiska dzieci wraz z ich datami urodzenia. Sytuacja taka ma miejsce, kiedy pracownik korzysta ze specjalnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Dodatkowo, jeśli pracodawca potrzebuje danych wykraczających poza zakres określony w art. 221 Kodeksu pracy, powinien poprosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych zatrudnioną osobę. Ważne jest również uzyskanie zgody na piśmie, która powinna brzmieć następująco:

“Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)”.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników – co powinno znaleźć się w aktach osobowych?

Prawidłowo prowadzone akta osobowe powinny składać się z 3 części złożonych osobno dla każdego pracownika:

  • część A – zawiera dokumentację dotyczącą etapu ubiegania się pracownika o zatrudnienie,
  • część B – zawiera dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy,
  • część C – zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Bardzo istotne jest odpowiednie przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich części akt osobowych.

Prowadzenie dokumentacji kadrowej – kopia czy oryginał?

Zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji kadrowej w aktach osobowych powinny znaleźć się jedynie kopie dokumentów lub ich odpisy. Mowa tutaj o dokumentach dostarczanych przez pracownika podczas rekrutacji oraz w trakcie trwania stosunku pracy. Zgodnie z przepisami pracodawca może jedynie poprosić o wgląd do oryginałów dokumentów, które następnie należy zwrócić pracownikowi. Takie działanie ma najczęściej na celu poświadczenie, że przedstawione kopie są zgodne z oryginalnymi dokumentami. Jednocześnie warto pamiętać, że podczas prowadzenia dokumentacji kadrowej pracodawca ma prawo przechowywać oryginały dokumentów, które sam sporządził.

Powierzenie prowadzenia dokumentacji kadrowej naszym specjalistom to rozwiązanie, które pozwala ograniczyć koszty przedsiębiorstwa. Gwarantujemy rzetelne wykonywanie obowiązków oraz wieloletnie doświadczenie specjalistów, którzy płynnie poruszają się w skomplikowanych wymogach prawnych.


Skontaktuj się z nami:


Skontaktuj się z naszym biurem pod numerem telefonu
+48 518 607 207 lub adresem e-mail sekretariat@pietkunkancelaria.pl.
Odpowiemy najszybciej jak to możliwe.