W styczniu 2018 r. na czynnych podatników VAT został nałożony obowiązek wysyłania do Ministerstwa Finansów Jednolitego Pliku Kontrolnego dotyczącego rejestrów VAT. Dokument należy wysyłać co miesiąc. Z kolei od 1 października 2020 r. dotychczasowy plik został zastąpiony nowymi dokumentami – JPK_V7M i JPK_V7K. Prowadzenie księgowości w naszym biurze rachunkowym pozwoli Ci zapomnieć o dodatkowych formalnościach, a Jednolity Plik Kontrolny wyślemy za Ciebie każdego miesiąca do urzędu. Sprawdź, jak jeszcze możemy Cię odciążyć w związku z przekazaniem nam prowadzenia swojej księgowości!
Jednolity Plik Kontrolny określany skrótem JPK to ustandaryzowany plik w formacie XML. W efekcie jego przekazanie do urzędu skarbowego jest możliwe tylko i wyłącznie w wersji elektronicznej. Nie ma możliwości comiesięcznej wysyłki JPK w wersji papierowej.
Jednym z wymagań stawianych przed przesyłaniem JPK do urzędu skarbowego jest podpisanie pliku przez przedsiębiorcę na jeden z 3 dostępnych sposobów:
Przesłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego z deklaracją można wykonać poprzez systemy księgowe zintegrowane z bramką Ministerstwa Finansów (przez API) lub przez udostępnioną przez Ministerstwo Finansów aplikację e-mikrofirma.
Jednolite Pliki Kontrolne stanowią odzwierciedlenie sytuacji gospodarczej i finansowej firmy. Dodatkowo plik JPK_VAT zawiera informacje, jakich przedsiębiorca w danym okresie dokonał zakupów, a także co, komu i w jakiej kwocie sprzedał. Są to więc dane, które wymagają szczególnego zabezpieczenia. Stąd wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, czy przesyłanie JPK do urzędu skarbowego drogą elektroniczną jest bezpieczne.
W odpowiedzi na interpelację nr 9998 w tej sprawie, Ministerstwo Finansów wyjaśnia:
„Dane w zakresie Jednolitych Plików Kontrolnych przekazywane przez podatników są chronione z zachowaniem wszystkich reguł wynikających z przepisów dotyczących ochrony informacji stanowiących tajemnicę skarbową i ochrony danych osobowych w odniesieniu do ochrony danych w formie elektronicznej. Dostęp do danych w celu realizacji zadań analitycznych mają jedynie upoważnieni pracownicy resortu finansów.” Następnie urząd przekazuje systemy bezpieczeństwa czuwające nad profesjonalną ochroną przesyłanych JPK.”
Jednolity Plik Kontrolny stanowi informację podatkową. W efekcie niedotrzymanie terminu wyznaczonego na jego wysyłkę stanowi wykroczenie skarbowe. Za niewywiązanie się z obowiązku wysyłki JPK w ustawowym terminie grozi kara grzywny w przedziale od 1/10 do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Są to przybliżone kwoty:
Warto więc zdecydować się na pełną obsługę księgową w naszym biurze rachunkowym, dzięki czemu zyskujesz pewność, że wszystkie formalności załatwimy za Twoją firmę w odpowiednim czasie.
Jednolity plik kontrolny wprowadzony został art. 193a Ordynacji podatkowej. Rozumiany jest jako księgi i dokumenty księgowe, sporządzane z wykorzystaniem programów komputerowych, które następnie przekazywane są organom podatkowym. Można wyróżnić dwa rodzaje JPK. Pierwszy z nich to JPK_VAT, który obowiązkowo należy przekazywać co urzędu skarbowego. Z kolei drugi rodzaj to cała grupa JPK, które również należy generować i archiwizować, ale ich udostępnianie odbywa się jedynie na życzenie urzędu skarbowego. W skład wspomnianej grupy wchodzą:
Wiedza na temat tego co to jest jednolity plik kontrolny i kto ma obowiązek go złożyć to ważna sprawa, ale równie ważne jest dotrzymanie w tym względzie wyznaczonych terminów. W przypadku rozliczeń miesięcznych pliki JPK VAT należy przekazywać do urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca po miesiącu, którego dokument ten dotyczy. Obowiązek ten istnieje nawet wtedy, gdy ewidencja w danym okresie jest zerowa.
A jak złożyć JPK VAT w przypadku rozliczeń kwartalnych? Wówczas za pierwsze dwa miesiąca każdego kwartału wypełniamy jedynie część ewidencyjną i przesyłamy ją do 25 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Z kolei na koniec kwartału mamy obowiązek wypełnić część ewidencyjną za 3 miesiąc kwartału i część deklaracyjną za całość kwartału. Jeżeli 25 dzień miesiąca wypada w weekend lub dzień wolny, termin automatycznie przedłużany jest do dnia roboczego, który przypada zaraz po tym dniu.
Struktura JPK VAT jest jasno określona i taka sama w przypadku wszystkich podmiotów, które zobowiązane są do dostarczania tego pliku. Zawiera on informacje pochodzące z ewidencji zakupu i sprzedaży VAT. W nagłówku formularza podaje się takie dane jak data, kod, cel złożenia czy nazwa systemu, w którym prowadzona jest ewidencja VAT. Dalsza część zawiera dane podmiotu składającego – NIP, adres pocztowy oraz adres e-mail. Część szczegółowa podzielona jest natomiast na kilka części: struktura ewidencji sprzedaży, struktura ewidencji zakupu, pole kontrolne dla ewidencji sprzedaży oraz pole szczegółowe ewidencji zakupu.
Zdarza się, że urząd skarbowy zauważy błędy w złożonym pliku i wezwie podatnika do ich skorygowania. Poprawianie i wysyłanie JPK jest wówczas obowiązkiem, a na dodatek trzeba zrobić to w odpowiednim terminie – w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o błędach. W przeciwnym razie podatnik musi liczyć się z możliwością otrzymania kary pieniężnej w wysokości 500 zł za każdy błąd, którą należy uiścić w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji w tym zakresie. Kara ta dotyczy wszystkich podatników oprócz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą – w ich przypadku zastosowanie mają bowiem przepisy Kodeksu karnego skarbowego.
Nawet osoba, która dobrze wie jak wygląda JPK_VAT i wypełnia go nie po raz pierwszy, może popełnić błąd. W takim przypadku istnieje konieczność złożenia korekty. Trzeba jednak pamiętać o tym, że w korekcie wypełniamy jedynie tę część, która podlega korekcie. Przykładowo, dokonując korekty części deklaracyjnej, wypełniamy następujące elementy: Nagłówek, Podmiot1 oraz Deklaracja, natomiast Ewidencja pozostaje niewypełniona. W pozycji „Cel złożenia” wpisujemy natomiast „2” – niezależnie od tego, czy korekta dotyczy ewidencji, deklaracji czy obydwu tych części.
Obowiązek przesyłania JPK mają zarówno krajowi, jak i zagraniczni podatnicy, na których ciąży obowiązek rozliczeń podatkowych w Polsce. Nie ma przy tym znaczenia czy siedziba firmy zlokalizowana jest na terytorium Polski czy nie – liczy się to, czy podatnik zarejestrowany jest tutaj jako podatnik VAT. Wysyłanie pliku JPK nie dotyczy więc też podatników, którzy dokonują sprzedaży z zagranicy i nie są zarejestrowani w Polsce jako płatnicy VAT. W praktyce, zarówno duże podmioty, jak i niewielkie przedsiębiorstwa prowadzące księgi podatkowe, mogą podlegać obowiązkowi związanemu z wysyłką dokumentu JPK.
Nie trzeba obawiać się, że wysyłka JPK może zagrażać poufności danych. Wszystkie dane, przekazywane w ramach JPK, objęte są bowiem tajemnicą skarbową, a zgodnie z art. 306 Ordynacji podatkowej, za jej naruszenie grozi kara pozbawienia wolności. Zadbano także o solidne zabezpieczenia techniczne, które chronią dane przed przedostaniem się w niepowołane ręce w procesie wysyłania JPK. Ministerstwo Finansów tłumaczy, że JPK wysyłane są w postaci zaszyfrowanej kluczem publicznym MF. Do szyfrowania używane są silne algorytmy kryptograficzne RSA i AES, a odszyfrowanie możliwe jest jedynie w środowisku Centrum Przetwarzania Danych Ministerstwa Finansów (CPD MF).
Jak złożyć JPK? Sposobów jest kilka. Najłatwiej skorzystać z bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez samo Ministerstwo Finansów. Mowa o programie e-mikrofirma i narzędziu Klient JPK WEB, które znajdziemy na stronie internetowej MF. Zastanawiając się jak wysłać JPK warto również wiedzieć, że możemy zrobić to za pomocą programu księgowego lub komercyjnych aplikacji on-line. JPK_VAT może zostać też złożony przez pełnomocnika, o ile wcześniej udzielimy mu pełnomocnictwa na odpowiednim formularzu – UPL-1. Potwierdzeniem poprawnego złożenia JPK jest możliwość pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
Jak wysłać JPK, jeżeli minął już na to termin? W takiej sytuacji do JPK dołączamy tzw. czynny żal, czyli dokument, w którym wyjaśnimy przyczyny opóźnienia i wyrazimy chęć naprawienia błędu. Załącznik ten może uchronić nas przed karami przewidzianymi za nieterminowość. Starajmy się jednak działać z wyprzedzeniem i w sytuacji, gdy wiemy, że nie będziemy w stanie złożyć JPK na czas, wystąpmy do naczelnika urzędu skarbowego z wnioskiem o odroczenie terminu wysyłki tego dokumentu. Wniosek ten trzeba odpowiednio umotywować. Nasi specjaliści z przyjemnością pomogą w przygotowaniu takiego dokumentu.
Zasadniczo obowiązek wysyłania JPK VAT nie dotyczy przedsiębiorców, których działalność gospodarcza jest tymczasowo zawieszona. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady. Dotyczą one podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz podatników, którzy importują usługi bądź towary, w zakresie których ciąży na nich obowiązek podatkowy. Zwolnienie ze złożenia JPK_VAT nie dotyczy też okresów rozliczeniowych, w których zawieszenie nie dotyczyło pełnego okresu rozliczeniowego oraz okresów, za które podatnik zobowiązany jest do rozliczenia podatku z tytułu realizowania czynności podlegających opodatkowaniu i takich, za które powinien skorygować podatek naliczony. Nie wiesz jak wysłać plik JPK lub nie jesteś pewien, czy dotyczy Cię ten obowiązek? Zgłoś się do nas.
BIURO W POZNANIU
ul. Władysława Węgorka 20 lok. 05 60-318 Poznań
GODZINY PRACY
poniedziałek - piątek: 8:00 - 16:00
Dane kontaktowe
nr tel.: +48 786 871 019
mail. sekretariat@pietkunkancelaria.pl
poniedziałek – piątek: 8:00 – 16:00
Dziękujemy za odwiedzenie naszej strony, jeśli jesteście Państwo zainteresowani naszymi usługami księgowymi, kadrowo-płacowymi lub prawnymi i współpracą z nami, zachęcamy do wysłania nam zapytania przez poniższy formularz.
