Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji kadrowej swojej firmy. Powinny się w niej znaleźć nie tylko zawierane z pracownikami umowy, ale również ich akta osobowe. Aby prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników było zgodne z obowiązującymi przepisami, potrzebne jest zarówno wiedza, jak i regularne aktualizowanie faktów związanych ze zmieniającymi się normami prawnymi. Aby uniknąć błędów przy prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, możesz przekazać ją naszemu zespołowi specjalistów. Nasi doświadczeni pracownicy zajmą się dokumentacją i formalnościami, a Ty możesz skupić się na rozwijaniu swojej działalności.
Prowadzenie dokumentacji kadrowej uregulowane jest przez Kodeks Pracy. Zgodnie z art. 221 pracodawca ma prawo zażądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:
Pracownik może zostać poproszony także na potrzeby prowadzonej dokumentacji kadrowej o imiona i nazwiska dzieci wraz z ich datami urodzenia. Sytuacja taka ma miejsce, kiedy pracownik korzysta ze specjalnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
Dodatkowo, jeśli pracodawca potrzebuje danych wykraczających poza zakres określony w art. 221 Kodeksu pracy, powinien poprosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych zatrudnioną osobę. Ważne jest również uzyskanie zgody na piśmie, która powinna brzmieć następująco:
“Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.)”.
Prawidłowo prowadzone akta osobowe powinny składać się z 3 części złożonych osobno dla każdego pracownika:
Bardzo istotne jest odpowiednie przyporządkowanie dokumentów do odpowiednich części akt osobowych.
Zgodnie z zasadami prowadzenia dokumentacji kadrowej w aktach osobowych powinny znaleźć się jedynie kopie dokumentów lub ich odpisy. Mowa tutaj o dokumentach dostarczanych przez pracownika podczas rekrutacji oraz w trakcie trwania stosunku pracy. Zgodnie z przepisami pracodawca może jedynie poprosić o wgląd do oryginałów dokumentów, które następnie należy zwrócić pracownikowi. Takie działanie ma najczęściej na celu poświadczenie, że przedstawione kopie są zgodne z oryginalnymi dokumentami. Jednocześnie warto pamiętać, że podczas prowadzenia dokumentacji kadrowej pracodawca ma prawo przechowywać oryginały dokumentów, które sam sporządził.
Powierzenie prowadzenia dokumentacji kadrowej naszym specjalistom to rozwiązanie, które pozwala ograniczyć koszty przedsiębiorstwa. Gwarantujemy rzetelne wykonywanie obowiązków oraz wieloletnie doświadczenie specjalistów, którzy płynnie poruszają się w skomplikowanych wymogach prawnych.
Przedsiębiorca zatrudniający pracownika zobowiązany jest do prowadzenia jego akt osobowych związanych ze stosunkiem pracy. Za brak dokumentacji kadrowej grozi kara finansowa w wysokości nawet 30 tysięcy złotych. Grzywna może zostać nałożona również z związku z niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji. Z tego powodu większość pracodawców woli powierzyć ten obowiązek wyspecjalizowanej osobie, którą najczęściej jest pracownik działu kadr. Jeżeli jednak firma nie jest na tyle duża, by opłacalnym było zatrudnianie osobnego pracownika do prowadzenia dokumentacji kadrowej w firmie, warto skorzystać z pomocy kancelarii rachunkowych, takich jak nasza.
Prowadzenie dokumentacji kadrowej wymaga skrupulatności i przestrzegania odgórnych zasad. Jedna z nich mówi o tym, że wszelkie dokumenty, znajdujące się w aktach osobowych pracownika, powinny być ułożone w porządku alfabetycznym i mieć przydzielone numery. Wymagane jest również, aby sporządzić wykaz dokumentów, które zawarte są w poszczególnych częściach akt, a następnie dołączyć go do teczki i na bieżąco aktualizować.
Dokumentacja kadrowa, oprócz prawidłowego sposobu prowadzenia, wymaga też prawidłowego przechowywania. Rozumie się przez to sposób przechowywania, który zapewni jej poufność, kompletność, integralność, dostępność, a także ochroni przed uszkodzeniem i zniszczeniem. Dokumenty pracownika muszą być przechowywane przez cały okres jego zatrudnienia, a w przypadku, gdy stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu – przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym to nastąpiło.
Konieczność prowadzenia dokumentacji kadrowej w firmie wynika z art. 94 pkt 9 Kodeksu pracy, a szczegóły w tym zakresie uregulowane są wydanym na podstawie art. 298 1 K.P aktem wykonawczym do Kodeksu pracy. Zakres dokumentacji pracowniczej został także określony w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku. Warto dodać, że najnowsze przepisy prawne narzucają także obowiązek prowadzenia części D akt osobowych. To część, w której przechowywane są zawiadomienia i inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika i takie, które po upływie określonego czasu przewidują zatarcie kary. Przepisy prawa jasno narzucają także obowiązek przekazywania dokumentacji personalnej. Oznacza to, że poprzedni pracodawca musi przekazać dokumenty nowemu pracodawcy, który zatrudnia danego pracownika. Warto dodać, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania dokumentacji kadrowej pracownika w wersji papierowej lub elektronicznej.
Dokumentacja personalna, zwłaszcza ta zawarta w części B, może składać się z szeregu różnych dokumentów, takich jak:
Zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej nie zawsze są do końca jasne, a wszelkie błędy – nawet te wynikające z niewiedzy czy nieumyślnej pomyłki – to ryzyko wysokiej kary pieniężnej. Aby mieć pewność, że wszystko jest dopilnowane, warto powierzyć prowadzenie dokumentacji kadrowej specjalistom. Zapraszamy do nas – dzięki opcji współpracy zdalnej z oferty kancelarii Pietkun mogą skorzystać pracodawcy z całej Polski. Zapewnimy także bezpieczne przechowywanie dokumentacji pracowniczej.
BIURO W POZNANIU
ul. Władysława Węgorka 20 lok. 05 60-318 Poznań
GODZINY PRACY
poniedziałek - piątek: 8:00 - 16:00
Dane kontaktowe
nr tel.: +48 786 871 019
mail. sekretariat@pietkunkancelaria.pl
poniedziałek – piątek: 8:00 – 16:00
Dziękujemy za odwiedzenie naszej strony, jeśli jesteście Państwo zainteresowani naszymi usługami księgowymi, kadrowo-płacowymi lub prawnymi i współpracą z nami, zachęcamy do wysłania nam zapytania przez poniższy formularz.
