Nazwa kontrahenta na fakturze VAT, czyli jak prawidłowo wystawić fakturę VAT w przypadku przedsiębiorcy prowadzącego indywidualną działalność gospodarczą.

Często w praktyce naszego biura rachunkowego spotykamy się z pytaniem, jak prawidłowo na fakturze wpisać nazwę kontrahenta (lub wystawcy) będącego przedsiębiorcą prowadzącym indywidualną działalność gospodarczą. Okazuje się, że wielu przedsiębiorców wpisuje jako kontrahenta (wystawcę) samą tylko nazwę, pod którą osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą.

Przykładowo w jednym z analizowanych przez nasze biuro rachunkowe przypadków, jako nazwę kontrahenta będącego osobą fizyczną wpisano – „P.H.U. Remix”. Takie oznaczenie nazwy kontrahenta na fakturze nie jest jednak prawidłowe. Należy bowiem zauważyć, iż zgodnie z dyspozycją art. 106 e ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020 r. poz. 106) – „Faktura powinna zawierać: imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy”.

Zatem w przypadku osób fizycznych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą obowiązkowo musi być podane na fakturze imię i nazwisko przedsiębiorcy. Oczywiście dodatkowo może być wskazana nazwa, pod którą przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą. Podanie samej jednak nazwy będzie nieprawidłowe. W konsekwencji w analizowanym przez nas przypadku prawidłowe dane kontrahenta na fakturze byłyby następujące – „Jan Kowalski P.H.U. Remix”. 

Powyższe stanowisko potwierdza Ministerstwo Finansów, które w broszurze dotyczącej wytycznych w sprawie fakturowania wyjaśniło:

„W zakresie danych identyfikacyjnych podatnika, danymi takimi dla podatnika będącego osobą fizyczną jest imię i nazwisko. W fakturze podatnicy będący osobami fizycznymi powinni zatem podawać imię i nazwisko, przy czym oprócz tych danych mogą również podać nazwę lub nazwę skróconą firmy”.

Uspokajamy jednak, że opisany powyżej błąd jest co do zasady kwalifikowany jako błąd  mniejszej wagi. W konsekwencji, w przypadku prawidłowości pozostałych danych umożliwiających identyfikację podatnika, omawiany błąd nie wpływa na prawidłowość rozliczenia podatku VAT i nie stoi na przeszkodzie realizacji prawa do odliczenia VAT.

Niniejsza analiza uwzględnia stan prawny obowiązujący w dniu 27 stycznia 2020 roku.