Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów określana jest skrótem PKPiR. Narzędzie to służy do prowadzenia bieżącej ewidencji księgowej, a więc zapisywania wszystkich przychodów i wydatków firmy. Jest to najprostsza forma rozliczania się przedsiębiorstwa z urzędem skarbowym.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – co to jest?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to rodzaj uproszczonej ewidencji księgowej, która wykorzystywana jest do opisywania zdarzeń gospodarczych. W efekcie jest ona księgą podatkową, która została opisana w prawie podatkowym. PKPiR zbudowana jest z 17 kolumn. Najczęściej wykorzystuje się ją do zaewidencjonowania:

• Przychodów – przychody ze sprzedaży ewidencjonuje się w kolumnie 7, a pozostałe przychody, jak np. odsetki bankowe wpisuje się w kolumnie 8,
• Rozchodów – zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych odnotowuje się w kolumnie 10, koszty poboczne związane z tymi zakupami w kolumnie 11,
• Wydatków na wynagrodzenia – przekazywanych zarówno w gotówce, jak i w naturze – kolumna 12,
• Pozostałych wydatków związanych z prowadzeniem firmy – w kolumnie 13 ujmuje się przykładowo takie wydatki jak opłata za wynajem biura, za internet, prąd, wodę i pozostałe media.

Wszystkie zapisy dokonywane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinny być prowadzone w języku polskim oraz w polskich złotych. Co więcej, wpisy do ewidencji powinny być staranne, czytelne i trwałe, aby można było do nich wrócić. Księgowanie odbywa się tutaj na podstawie rzetelnych i zgodnych z wymogami prawnymi dowodów księgowych. Wszystkie ujmowane dokumenty w PKPiR powinny być wpisywane chronologicznie. Należy więc ponumerować dowody księgowe i karty księgi.

PKPiR – co to jest i kto musi prowadzić?

Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów to obowiązek, który dotyczy:

• Osób fizycznych, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które jako formę opodatkowania wybrały podatek liniowy lub zasady ogólne,
• Spółek jawnych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek partnerskich, których przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2 mln euro w przeliczeniu na polski złoty.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zgodnie z par. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, PKPiR powinna być prowadzona w sposób:

1. Rzetelny
2. Niewadliwy

Rzetelność prowadzenia PKPiR

Przez rzetelność należy rozumieć, że wpisy do księgi pokrywają się z rzeczywistymi zdarzeniami gospodarczymi. Podatkowa księga spełnia wymagania, kiedy niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają razem 0,5 proc. przychodu wskazanego w księdze. Dodatkowo podatnik zobowiązany jest do uzupełnienia zapisów lub dokonania korekty błędów przed rozpoczęciem kontroli prowadzonej przez organ podatkowy. Błędne zapisy powstałe na skutek pomyłki, można poprawić weryfikując posiadane dowody księgowe, odpowiadające warunkom dotyczącym dokumentów handlowych.

Kiedy PKPiR jest niewadliwa?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów uznawana jest za niewadliwą, kiedy prowadzona jest zgodnie z przepisami obowiązującego rozporządzenia o PKPiR oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Z kolei ewidencję uznaje się za wadliwą, kiedy brakuje w niej poszczególnych elementów wpisów, jak np. daty i dane kontrahentów lub kiedy wpisy dokonywane są niechronologicznie.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów – jakie dowody księgowe należy wpisać do ewidencji?

Wpisy do PKPiR dokonywane są przez podatnika na podstawie dowodów księgowych źródłowych oraz dowodów zbiorczych. Wśród najczęściej wpisywanych dokumentów znajdują się: faktury VAT, raporty fiskalne, dowody wewnętrzne, listy płac, wyciągi bankowe oraz pokwitowania. Po wpisaniu do księgi na każdy dowód należy nanieść numer, pod którym został on wpisany w księdze. W przypadku waluty obcej widniejącej na dokumencie księgowym należy podaną kwotę przeliczyć na złotówki zgodnie z kursem, który określają zasady ustawy o podatku dochodowym.