Jak sporządzić PIT -11, gdy pracownik jest cudzoziemcem i nie posiada numeru PESEL.

Jeden z naszych Klientów, spółka zatrudniająca cudzoziemców, zwrócił się do nas z pytaniem, jak należy sporządzić informację PIT-11 za 2019 rok dla cudzoziemca, który nie posiada numeru PESEL. Spółka, jako płatnik, zobowiązana jest bowiem podać identyfikator podatkowy w informacji PIT-11.

Problem będący przedmiotem analizy powstał na tle dyspozycji art. 3 ust. 1 pkt. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 roku o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2019 r., poz. 63) – dalej: „Ustawa”.

Zgodnie z dyspozycją art. 3 ust. 1 pkt. 1 Ustawy – „Identyfikatorem podatkowym jest numer PESEL w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług”.  Natomiast stosownie do normy prawnej wyrażonej w art. 11 ust. 1 Ustawy –  „Podatnicy są obowiązani podawać identyfikator podatkowy na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe lub celne”.

Począwszy od dnia 01 stycznia 2018 roku obcokrajowiec mieszkający w Polsce powinien posiadać numer PESEL. Co do zasady nadanie numeru PESEL związane jest z wypełnieniem obowiązku meldunkowego. Jeżeli zatem cudzoziemiec zamelduje się w Polsce na pobyt powyżej 30 dni dostanie numer PESEL z urzędu. Natomiast w sytuacji, gdy cudzoziemiec nie może zameldować się w Polsce, wówczas może złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL we właściwym urzędzie gminy.

Wielu jednak cudzoziemców nie posiada numeru PESEL, co w praktyce stwarza trudności z rozliczeniem podatku (dla podatnika) oraz problemy z wypełnieniem informacji PIT -11 (dla płatnika). Dlaczego? Ponieważ wypełniając informację PIT -11 w polu dotyczącym NIP należy wpisać numer PESEL cudzoziemca. Problem jest o tyle istotny, że zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wysyłka deklaracji następuje wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Nie ma możliwości złożenia zeznania w formie papierowej. W praktyce, w przypadku pozostawienia pola NIP pustego w informacji PIT – 11, wysyłka zeznania mogłaby okazać się niemożliwa (bramka Ministerstwa Finansów będzie sygnalizowała błąd o nieprawidłowym numerze ID podobnie jak rok temu).

W 2018 roku rozliczenie PIT -11 za cudzoziemca, który nie posiadał numeru PESEL, możliwe było poprzez wskazanie serii i numeru paszportu oraz wpisanie w polu dotyczącym NIP ciągu cyfr “9999999999”. Ministerstwo Finansów zapowiedziało zmiany prawne dotyczące mechanizmu przyjmowania informacji PIT – 11. Sygnalizowane zmiany nie weszły jednak w życie. W konsekwencji pojawiły się wątpliwości co do sposobu sporządzenia zeznania PIT -11 za 2019 rok. Wątpliwości rozwiało jednak biuro prasowe Krajowej Administracji Skarbowej, które potwierdziło w odpowiedzi na zapytanie Dziennika Gazety Prawnej, że w sytuacji, gdy płatnik nie zna identyfikatora podatnika (numeru PESEL, NIP) dopuszczalne jest wpisanie, podobne jak w roku poprzednim, ciągu znaków „99999999999” w polu dotyczącym NIP podatnika.

Przypominamy, że informację PIT-11 za 2019 rok należy sporządzić i przesłać do urzędu skarbowego w terminie do dnia 31 stycznia 2020 roku.