Czym zajmują się kadry i płace?

Czym zajmują się kadry i płace?

Kadry i płace

Na początku prowadzenia działalności gospodarczej czynności kadrowo-płacowe spoczywają zazwyczaj na barkach przedsiębiorcy. Problem pojawia się jednak, kiedy firma się rozrasta, a prowadzenie dokumentacji pracowniczej staje się trudniejsze i bardziej czasochłonne. To właśnie dlatego każde większe przedsiębiorstwo decyduje się na stworzenie własnego działu kadr i płac lub korzysta z usług outsourcingowych. Czym zajmują się kadry i płace?

Kadry i płace – zakres obowiązków

Przedsiębiorstwo zatrudniające osoby zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji wszystkich pracowników. Aby dokumentacja była uzupełniana fachowo i terminowo, należy w firmie powołać dział kadr i płac lub w przypadku mniejszych działalności, oddelegować osobę do prowadzenia czynności kadrowo-płacowych.

Prowadzenie kadr i płac obejmuje wiele obowiązków związanych z przygotowywaniem dokumentacji pracowniczej oraz rozliczeniami. Każdy zatrudniony w firmie pracownik powinien mieć własne akta osobowe obejmujące umowy i aneksy, badania lekarskie, wnioski urlopowe, czy zwolnienia lekarskie. Dodatkowo kadry i płace w zakresie dokumentacji pracowniczej zajmują się:

  • Sporządzaniem umów,
  • Przygotowywaniem list płac,
  • Rozliczaniem czasu pracy,
  • Naliczaniem i terminowym wypłacaniem wynagrodzeń dla pracowników,
  • Przygotowywanie innych oficjalnych pism dotyczących pracowników,
  • Organizacją szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.

Wszystkie działania podejmowane przez pracowników kadr i płac muszą być zgodne z przepisami Kodeksu Pracy. Równie skrupulatnie powinna być przeprowadzana obsługa dotycząca rozliczeń. Zadania kadr i płac w tym zakresie obejmują:

  • Rozliczenia podatkowe,
  • Sporządzanie sprawozdań finansowych,
  • Sporządzanie deklaracji finansowych.

Kadry i płace posiadają też uprawnienia do bezpośredniego reprezentowania firmy przed przedstawicielami Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kadry i płace – czym się zajmują dodatkowo?

Czynności kadrowo-płacowe w wielu firmach obejmują również dodatkowy zakres obowiązków. Na jego listę wpisywane jest motywowanie i zachęcanie pracowników do rozwoju oraz zwiększania swojej efektywności. Aby zaspokoić takie potrzeby, dział kadr i płac zajmuje się przygotowywaniem systemów premiowych oraz wręczaniem nagród motywacyjnych. Są nimi nie tylko gratyfikacje pieniężne, ale również uczestnictwo w kursach i szkoleniach, które umożliwiają podnoszenie kwalifikacji. Prowadzenie kadr i płac w zakresie planu motywacyjnego dla pracowników zwiększa możliwości rozwoju, a tym samym przynosi wiele korzyści firmie.

Praca w dziale kadr i płac to odpowiedzialne zajęcie, które wymaga doskonałej znajomości przepisów prawa pracy. Do działu docelowo trafiają zwolnienia lekarskie, zwolnienia chorobowe, wnioski urlopowe oraz wypowiedzenia, które należy opracować i rozliczyć zgodnie z zasadami Kodeksu Pracy.

Niewielkie firmy doskonale radzą sobie z organizacją pracy, jednak w większych przedsiębiorstwach proporcjonalnie rośnie ilość obowiązków kadrowo-płacowych. Rozwiązaniem w takiej sytuacji jest stworzenie własnego działu kadr i płac oraz zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników lub przeszkolenie obecnej kadry. Wymaga to pewnych nakładów finansowych, jednak jest to również szansa na rozwój kwalifikacji dotychczasowych pracowników. Alternatywą dla tego rozwiązania jest zlecenie prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej firmie zewnętrznej. Outsourcing kadrowo-płacowy staje się z roku na rok coraz popularniejszy, co wynika z możliwości ograniczenia kosztów oraz gwarancji fachowo wykonanej usługi.

pietkun-kancelaria

    Comments are closed.