Podatkowa księga przychodów i rozchodów to ewidencja księgowa wykorzystywana do ujmowania operacji gospodarczych w uproszczonej formie. W KPiR księguje się:
Od 2016 roku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów odnotowuje się również koszty związane z prowadzeniem prac badawczo-rozwojowych.
Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów to rozwiązanie, które nie dotyczy wszystkich przedsiębiorców. Na taką formę ewidencjonowania mogą zdecydować się:
osoby fizyczne, które osiągają przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej i jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy
spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorstwa te są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości
Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów zostały uregulowane w § 9 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR. Zgodnie z wytycznymi KPiR powinna być założona 1 stycznia roku podatkowego lub w dzień rozpoczęcia działalności.
Dodatkowo podatnik może zdecydować się na prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej. Zgodnie z § 28 rozporządzenia w sprawie KPiR w przypadku prowadzenia księgi w systemie teleinformatycznym warunkiem uznania księgi za prawidłową jest:
W naszym biurze rachunkowym korzystamy z bezpiecznych programów do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, dzięki czemu możesz nam zaufać.
Nasze wsparcie w ramach prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obejmuje:
księgowanie dokumentów zgodnie z ustawą o rachunkowości
prowadzenie dokumentacji dla rozliczeń w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, sporządzanie i wysyłanie wymaganych deklaracji podatkowych tego podatku (KPiR, PIT-5)
sporządzanie
i wysyłanie plików JP
prowadzenie ewidencji majątku trwałego
sporządzanie analiz dla potrzeb banków
wyprowadzanie zaległości
reprezentowanie Klienta przed Urzędem Skarbowym, w tym w toku prowadzonych kontroli
KPiR to skrótowe określenie księgi przychodów i rozchodów. Jest to rodzaj ewidencji księgowej, w której w uproszczonej formie ujmowane są operacje gospodarcze dokonywane w ramach prowadzonej działalności. W Rozporządzeniu w sprawie prowadzenia KPiR w § 10 ust. 1 narzucony jest obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Rzetelność należy rozumieć w tym przypadku jako dokonywanie zapisów odzwierciedlających stan rzeczywisty, natomiast niewadliwość dotyczy prowadzenia jej zgodnie z przepisami wspomnianego rozporządzenia oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Brak chronologii zapisów czy też brak dat to tylko przykłady uchybień, które mogą być przesłanką do uznania księgi za wadliwą.
Powierzchowna wiedza o tym, co to jest KPiR i jak wygląda wzór księgi, nie wystarczy do tego, by prowadzić ją w sposób poprawny. Istnieje bowiem wiele zasad, których należy się trzymać. Przykładowo koszty kwalifikowane jako pozostałe wydatki mogą być księgowane dwiema metodami: kasową lub memoriałową. Wybierając jedną z nich, musimy konsekwentnie jej przestrzegać.
Warto dodać, że oprócz wcześniej wymienionych podmiotów, obowiązek prowadzenia księgi przychodów i rozchodów dotyczy również:
W określonych sytuacjach podatnik może ubiegać się o zwolnienie z konieczności prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Okoliczności, na które można się wówczas powołać, związane są z rozmiarem i rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej albo ze stanem zdrowia i wiekiem osoby prowadzącej działalność. Z wnioskiem o zwolnienie należy wystąpić do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania zachowując termin minimum 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego zwolnienie miałoby zacząć obowiązywać. Z kolei jeżeli firma zaczęła już działać, wniosek o zwolnienie trzeba złożyć w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności. Taki sam czas obowiązuje od chwili powstania obowiązku prowadzenia KPiR, jeśli obowiązek ten powstał w trakcie roku podatkowego.
Jeszcze do niedawna osoba decydująca się na prowadzenie księgi przychodów i rozchodów miała obowiązek zawiadomienia o tym fakcie urzędu skarbowego. Od 2018 roku nie ma takiej konieczności, a informację o wybranej formie ewidencji należy ująć jedynie we wniosku CEIDG w rubryce 20.
Przepisy dokładnie określają zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Powinna ona mieć formę tabeli z 17 kolumnami. Ściśle określone zostało również to, jakie informacje mają znajdować się w każdej kolumnie, np.:
Jak prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów? Ważne jest, aby miała ona formę comiesięcznych rozliczeń. Oznacza to, że na koniec miesiąca należy dokonać podsumowania wszystkich wpisów z danego miesiąca, czyli podliczyć kwoty i zapisać je na dole tabeli. Podsumowania te będą ułatwieniem podczas wyliczania zaliczek na podatek dochodowy.
Choć przepisy dość jasno określają, co powinno zostać zawarte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, w praktyce wszystko może nie być tak jasne i oczywiste. Częsta wątpliwość dotyczy na przykład tego, czy firma powinna wykazywać w ewidencji jednorazowe dotacje otrzymane od podmiotów wspierających przedsiębiorstwa na początkowym etapie działalności. Otóż nie – tego typu przychody nie podlegają ewidencji. Podobnie ewidencja przychodów i rozchodów nie powinna zawierać wpisów związanych z zaliczkami i obrotem opakowaniami zwrotnymi, gdyż są to przychody niepodlegające opodatkowaniu. W księdze nie ujmujemy też kosztów inwestycji, które dopiero są w trakcie realizacji, a których wynikiem będzie powstanie środka trwałego o wartości przekraczającej 10 000 zł. Dopiero po przejęciu go do użytkowania można dokonywać odpisów amortyzacyjnych.
Prowadzenie księgi rozchodu i przychodu w niektórych sytuacjach może przysporzyć wątpliwości. Przykładem takiej sytuacji jest chociażby korygowanie błędnie dokonanego zapisu. Nie możemy zrobić tego w inny sposób, niż dopuszczają to przepisy rozporządzenia. Pierwszą metodą jest skreślenie błędnej treści i wpisanie nowej, przy czym należy opatrzyć ją podpisem i datą. Drugi ze sposobów polega na wpisaniu do księgi dowodów zawierających korekty omyłkowych zapisów. Zapisy mogą być wówczas dokonywane kolorem czerwonym lub ze znakiem minus.
Pamiętajmy też, że zgodnie z zasadami ogólnymi, księga przychodów i rozchodów wraz ze wszelką dokumentacją stanowiącą jej załączniki powinna być przechowywana przez okres 5 lat na wypadek kontroli organów podatkowych. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności danego podatku. Księga może być archiwizowana w siedzibie przedsiębiorstwa lub w biurze rachunkowym, które zajmuje się jej prowadzeniem.
Prowadząc działalność mamy obowiązek odprowadzania podatku. Księga przychodów i rozchodów jest w tej kwestii ułatwieniem, gdyż na bazie dokonywanych w niej zapisów, można wyliczyć kwotę zobowiązania podatkowego. Pamiętajmy, że w kwestii księga przychodów i rozchodów a VAT ważne jest, aby zapisy w księdze dokonywane były na podstawie konkretnych dowodów księgowych. Mogą być nimi faktury, rachunki, faktury RR, dokumenty celne i dokumenty określające zwiększenie przychodów bądź zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (art. 22p ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych). Za dowód księgowy można jednak uznać także inne dokumenty, które są potwierdzeniem faktu dokonania konkretnej operacji gospodarczej oraz takie dokumenty jak:
Księga podatkowa musi być dokumentem w pełni poprawnym i prowadzonym rzetelnie, dlatego zadanie to warto powierzyć osobie sumiennej, starannej i – co najważniejsze – dobrze obeznanej w zasadach księgowości. Wszelkie błędy mogą bowiem prowadzić do dalszych pomyłek – w wyliczeniu i odprowadzeniu należnych podatków, a urząd nie będzie weryfikował, czy do błędu doszło w wyniku niewiedzy czy umyślnego działania. Jak prowadzić KPiR, aby uniknąć kar? Najlepiej skorzystać z pomocy profesjonalnej kancelarii rachunkowej. W kancelarii Pietkun możesz liczyć na kompleksowe wsparcie.
Skorzystaj z pomocy naszych doświadczonych księgowych i radców prawnych!
Dane kontaktowe
nr tel.: +48 786 871 019
mail. sekretariat@pietkunkancelaria.pl
poniedziałek – piątek: 8:00 – 16:00
Dziękujemy za odwiedzenie naszej strony, jeśli jesteście Państwo zainteresowani naszymi usługami księgowymi, kadrowo-płacowymi lub prawnymi i współpracą z nami, zachęcamy do wysłania nam zapytania przez poniższy formularz.